如何有效进行时间管理(最有效的时间管理方法分享)

一· GTD工作法是什么

GTD工作法来自来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》。即“把事情做完”。GTD工作法的核心理念即:必须记录要做的事,整理安排并使自己一一执行。

GTD工作法所包含的五个核心原则分别是:收集、整理、组织、回顾、执行。

第一步:收集

我们需要把想到的所有事情,全部列举出来,并记录。

第二步:整理

把这些事项做一个分类,看看哪些事情是可以马上做的,哪些事情是没办法做的,哪些事情是不需要做的,做一个分类整理。

第三步:组织

第二步的整理,是整理出可以做的事情。这一步是将能做的事按紧急情况分类。且需要将这些能做的事情做出项目计划,组织行动方案。

第四步:回顾

可以将工作清单分为:委托他人、延迟处理、定期处理。

需要阶段性的去回顾一下这些事情的进度,防止忘记自己的工作。有的事情需要每天回顾,有的一周甚至一个月回顾一次就够了。通过定期回顾,来优化我们的工作事项。

第五步:执行

即完成以上事情。

流程如图所示:

二· GTD工作法原则应注意什么

工作学习所带来的压力不是来自事情本身,而是事情在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。

GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。

当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响眼前的工作,要么就是会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

1养成收集整理的习惯

仅大脑记忆需要做的事情,很难全部记住,因此要逐一清点大脑里的这些事务,将所有未完成事情、重要事情捕获并收集在大脑之外的文件系统中,如的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。

2组织与回顾很重要

在事情出现就做好相关行动的一系列决定,而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持自己的系统更新和完整,及时进行回顾,使自己在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。

如果不至少每天或者只要有时间就回顾检查,那么行动和提醒的列表将会变的毫无用处。应当根据自己当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最重要的事情,然后再处理。

如果倾向于拖延,且不及时回顾,那么你可能总是在做最容易的事情,避免那些难的事情。因此定时回顾很重要。

3收集、整理、组织、回购后必须要行动

无论什么事情都应该有下一步的行动。如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是无效的。

学会管理行动。要将一切其他事务赶出大脑,使大脑保持专注。为了专注,可以把必须做的事情,按照自己的思考模式让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的”开放性回路”所压倒。

把任何任务和项目具体成行动: 不管是什么任务项目,我们要问的问题是下一个动作是什么?只有这样才能把计划具体化,才能让我们随时把握该 做什么。这样一来,在一个给定时间具体采取一个给定行动(action)的时候,我们才能做出最好的选择,而且对自己的行动选择有信心。

4学会关注结果

学会在脑海中对结果做出正面的明确的预期,并以此影响实践。含糊不清的或者消极的结果预期会增加行动的阻力。

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